Voimassa olevan arkistolain 14 §:n sähköisten aineistojen siirtovelvollisuus pysyvään säilytykseen (arkistointi) koskee vain valtion viranomaisia. Ulkopuolelle jää mm. kuntasektori. Tämän selvityksen tavoitteena on arvioida, millä edellytyksillä julkisen sektorin aineistoja voidaan siirtää Kansallisarkiston sähköiseen palveluun entistä laajemmin.

Valtaosa julkisen sektorin toimijoista sisäistää keskitetyn kansallisen arkistopalvelun tuottamat hyödyt pysyvästi säilytettävien aineistojen uudelleenkäytön tehokkuudelle. Erityisesti pienemmät toimijat (pienet kunnat, seurakunnat sekä ammattikorkeakoulut) pelkäävät aineistojen siirron ja siirtovalmistelun aiheuttavan taloudellisia kustannuksia.

Eri tekijöillä voitaisiin lisätä toimijoiden insentiivejä keskitetyn kansallisen arkistopalvelun hyödyntämiseen. Tällaisia ovat mm. eri toimijajoukkoihin kohdennettu tehokkaampi viestintä SAPA-palvelusta ja sen sisällöstä. Kehitteillä oleva SAPA-palvelu tulee vastaamaan eri toimijoiden esittämiin reunaehtoihin sekä sisältää sekä sisältää toiminnallisuuksia, jotka eivät edellytä siirrettävältä aineistolta metatietojen "täydellisyyttä".

Myös kansallisten keskitettyjen tietovarantojen tehokkaampi hyödyntäminen tulevaisuudessa lisäisi erityisesti kuntien kiinnostusta keskitetyn arkistopalvelun käyttöön vähentäen samalla kuntien omaa työmäärää.