Työryhmän tehtävänä oli selvittää arkistolakiin ja -asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeet ja tehdä hallituksen esityksen muodossa esitys uudeksi lainsäädännöksi. Työryhmän tuli ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset, erityisesti tieto- ja viestintäympäristön digitalisoitumiskehitys ja julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämiseen liittyvät linjaukset ja tavoitteet, julkisen hallinnon rakenteiden muutokset sekä valtionhallinnon vaikuttavuuteen, tehokkuuteen ja tuottavuuteen liittyvät näkökohdat. Työryhmän tuli samalla tarkastella, mitkä ovat jatkossa arkistolaitoksen tarkoituksenmukaiset tehtävät ottaen huomioon valtiontalouden tilan nyt ja tulevaisuudessa.

Työryhmän selvityksissä ilmeni, että nykyinen viranomaisten tietoaineistojen käsittelyä ja tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö ei muodosta johdonmukaista kokonaisuutta. Eri viranomaisten toimivalta on myös jossain määrin epäselvä ja epätarkoituksenmukainen. Tämä koskee erityisesti viranomaisten asiakirja- ja tietohallinnon ohjausta. Tästä syystä työryhmä katsoo, että lainsäädäntöä olisi uudistettava arkistolain päivitystä laajemmin kokoamalla yhteen yleislakiin kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset ottaen huomioon informaation koko elinkaari.

Työryhmä laati toimeksiantonsa puitteissa esityksen arkistolaitosta koskevan lainsäädännön uudistamiseksi. Keskeiset esitykset koskevat nykyisestä piirihallinto-organisaatiosta luopumista, säännöksiä asiakirjojen muuttamisesta sähköiseen muotoon sekä Kansallisarkistoon siirrettyjen viranomaisten asiakirjojen antamisen tapoja ja määräaikoja. Tämän lisäksi työryhmä esittää, että seuraavassa vaiheessa valmisteltaisiin hallituksen esitys edellä kuvatusta yleislaista. Työryhmä pitää tärkeänä yleislain välitöntä valmistelua. Yleislaki voidaan tarvittaessa toteuttaa asteittain. Arkistolakiin jää päivitystä vaativia kohtia, jotka tulee joka tapauksessa ratkaista yleislain toteutumisesta riippumatta.

Samaan aikaan arkistolakityöryhmän kanssa on ministeriössä toiminut yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain uudistamista valmisteleva työryhmä (yksityisarkistolakityöryhmä, määräaika 31.12.2014), jonka työn edistymistä arkistolakityöryhmä on seurannut ja ottanut huomioon. Yksityisarkistolain säätäminen olisi osa arkistolain kokonaisuudistusta. Yksityisarkistolakiin ehdotetaan otettavaksi säännökset yksityisten arkistotoimijoiden valtionavusta sekä voimassa olevaan arkistolain 2 lukuun sisältyvä yksityisiä asiakirjoja koskeva sääntely.

Kokonaisuudistuksen sisältö:

- HE eduskunnalle laeiksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta (työryhmän esitys 16.1.2015, laki voimaan 1.1.2016)

- HE eduskunnalle yksityisarkistolaiksi ja yksityisarkistojen valtionavusta annetun lain kumoamiseksi (työryhmän esitys 21.1.2015, laki voimaan 1.1.2016, Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:4)

- HE eduskunnalle laiksi tiedonhallinnasta ja tietoaineistojen käsittelystä julkishallinnossa (yleislaki); jatkovalmistelu ­oikeusministeriön, opetus- ja kulttuuriministeriön sekä valtiovarainministeriön yhteistyönä.