Opinnäytetyömme aiheena on kirjaamishakemusten vastaanottaminen maanmittaustoimistojen asiakaspalvelussa. Työssä tutkimme mitä asioita asiakaspalvelusihteerien tulisi ottaa huomioon vastaanottaessaan lainhuuto-, kiinnitys- ja erityisen oikeuden kirjaamishakemuksia. Toimeksiantajana opinnäytetyössämme toimii Pohjois-Pohjanmaan maanmittaustoimisto, joka on yksi Suomen kahdestatoista maanmittaustoimistosta. Kirjaamisasioiden käsittely siirtyi vuoden 2010 alusta Maanmittauslaitokselle. Tämän myötä maanmittaustoimistojen asiakaspalvelusihteerien työnkuva muuttui. Perinteisten maanmittausasioiden lisäksi he ovat päivittäin tekemisissä lainhuuto-, kiinnitys- ja erityisen oikeuden kirjaamishakemusten kanssa.

Työmme on lainopillinen laadullinen tutkimus, jossa lähteinä on käytetty lakeja, asetuksia, hallituksen esityksiä, oikeuskirjallisuutta sekä Maanmittauslaitoksen sisäisiä ja ulkoisia ohjeita. Keskeisenä lähteenä on maakaari. Tutkimusmenetelmänä on käytetty lainopin lisäksi teemahaastatteluja. Toimeksiantajan tarpeita ajatellen olemme pyrkineet selvittämään mitä lain asettamia vaatimuksia asiakaspalvelusihteerien tulee ottaa huomioon kirjaamishakemuksia vastaanottaessaan. Työmme on tehty helpottamaan uusien asiakaspalvelusihteerien perehdyttämistä kirjaamisasioihin sekä kartoittamaan asiakaspalvelusihteerien koulutustarvetta.

Asiakaspalvelusihteerien tulee hallita lakien asettamat vaatimukset hallintoasioiden käsittelylle. Heidän tulee osata maakaaren asettamat vähimmäisvaatimukset saantoperusteille sekä lainhuudon-, kiinnityksen- ja erityisen oikeuden kirjaamisen hakemiselle. Asiantunteva ja ammattitaitoinen asiakaspalvelusihteeri voi toiminnallaan nopeuttaa kirjaamisasioiden käsittelyä, vaikka päätöksenteko ja tutkimisvelvollisuus kuuluvatkin kirjaamissihteerien toimenkuvaan. Oikein täytetty hakemus ja mahdollisimman täydelliset liitteet vähentävät kirjaamissihteerien tarvetta pyytää täydennyksiä asiakkaalta. Tutkimuksessamme korostui asiakaspalvelusihteerien koulutuksen tarpeellisuus ammattitaidon ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.