Työryhmän tehtävänä oli tuottaa linjaukset valtionapujärjestelmän uudistamiseksi ottaen huomioon pääministeri Kataisen hallituksen hallitusohjelman asiaa koskeva kirjaus, toimintaympäristön muutokset sekä julkisen rahoituksen vaikuttavuuteen, tehokkuuteen ja tuottavuuteen liittyvät vaatimukset, ja laatia hallituksen esityksen muodossa esitys uudeksi yksityisten arkistojen valtionapulainsäädännöksi. Työryhmän tuli seurata opetus- ja kulttuuriministeriön asettaman arkistolakityöryhmän työn edistymistä ja kuulla alan asiantuntijoita.

Työryhmä asetti tavoitteeksi uudistuksen, joka 1) selkeyttää kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien yksityisten asiakirjojen ja arkistojen säilymisen ja käytön edistämiseen tähtäävää lainsäädäntöä; 2) päivittää sääntelyä vireillä olevan arkistolainsäädännön kokonaisuudistuksen tavoitteiden mukaisesti; 3) parantaa yksityisten arkistojen säilyttämiseen ja käyttöön valtion budjetissa osoitettujen varojen vaikuttavuutta ottaen huomioon arkistotoimen toimintaympäristön muutokset; 4) kehittää yksityistä arkistotoimintaa harjoittavien yhdenvertaista kohtelua sekä 5) saattaa sääntelyn vastaamaan lainsäädännölle asetettuja yleisiä vaatimuksia.

Työryhmä esittää yksityisarkistolain säätämistä pelkän yksityisarkistojen valtionavustusta koskevan lain asemesta. Yhtä aikaa yksityisarkistolakityöryhmän kanssa opetus- ja kulttuuriministeriön asettama arkistolakityöryhmä on valmistellut muun arkistolainsäädännön uudistamista (Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:3). Arkistolakityöryhmä esittää säädettäväksi lakia Kansallisarkistosta sekä sellaista yleislakia, joka kattaisi viranomaisten koko tiedonhallinnan. Tämä uudistus johtaisi arkistolaissa (831/1994) olevien viranomaisten toimintaa koskevien säännösten siirtymiseen näihin lakeihin. Yksityisarkistolakityöryhmä katsoo, että arkistolain yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja koskevat säännökset yhdessä yksityisarkistojen valtionavustusta koskevien säännösten kanssa muodostavat yhden kokonaisuuden, jolla on yksi tarkoitus. Yksityisarkistolain säätäminen selkeyttäisi yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja koskevaa sääntelyä ja vahvistaisi niiden asemaa suojattavana oikeushyvänä.

Keskeinen muutos uudistuksessa on näkökulman kääntäminen instituutioiden toimintaedellytysten rahoittamisesta yksityisten arkistoaineistojen säilymiseen ja käyttöön, mikä olisi lain tarkoitus. Lain tarkoitukseen ei enää sisältyisi yksityisten arkistojen toimintaedellytysten turvaamista. Opetus- ja kulttuuriministeriö ei enää tekisi päätöstä yhteisön oikeudesta pysyväisluonteiseen valtionavustukseen. Valtionapuviranomaisena toimisi Kansallisarkisto. Muutos selkeyttäisi ministeriön ja Kansallisarkiston välistä työnjakoa ja mahdollistaisi rahoituksen käyttämisen toiminnan ohjaamiseen nykyistä paremmin. Se myös avaisi rahoitusta yhdenvertaisuuden edellyttämällä tavalla nykyistä suuremmalle hakijajoukolle. Rahoitus ei perustuisi nykyiseen tapaan yksityisarkistojen kiinteistö- ja henkilöstökustannuksiin, vaan toiminnan laajuuteen ja laatuun lain, eli toiminnan vaikuttavuuteen lain tarkoituksen toteutumisen suhteen. Kertaluonteista hankeavustusta voisivat saada myös muut kuin pysyväisluonteisen avustuksen piirissä olevat.