Tehtäväksi annettiin selvittää yliopistojen kirjasto- ja tietopalveluista perittävistä maksuista annetun opetusministeriön päätöksen (82/1993) muutostarpeet ja niihin liittyvät kustannusvaikutukset niin, että selvitys tuottaa tarvittavan tietopohjan maksupäätöksen mahdollista uudistamista koskevalle päätöksenteolle. Selvityksessä kartoitetaan:
- maksullisten palveluiden merkitys kirjastojen taloudessa ja eri suoriteryhmien osalta;
- maksullisten palveluiden jakautuminen eri asiakasryhmien kesken;
- kirjastojen hinnastojen rakenne ja maksujen laskentaperusteet;
- vaihtoehdot maksupäätöksen uudistamiseksi ja niiden kustannusvaikutukset.

Tiedonlähteenä käytettiin kirjastojen hinnastoja ja kirjastotilastoa. Lisäksi tehtiin kysely kirjastoille sekä haastateltiin joitakin kirjastonhoitajia. Yliopistokirjastojen maksullisten palvelujen tulot olivat tilaston mukaan 5,6 milj. € vuonna 2002 vastaten 7,3 % kirjastojen kokonaisrahoituksesta. Nimellistulot ovat nousseet hieman yli kaksinkertaiseksi (2,1) vuodesta 1994 vuoteen 2002. Niiden osuus kirjaston kokonaisrahoituksesta on kuitenkin lähes ennallaan, nousu on 6,5 %:sta 7,3 %:iin. Maksullisen palvelutoiminnan tulojen osuus eri kirjastojen kokonaisrahoituksesta eri kirjastoissa vaihtelee 0 ja 40 % välillä.

Selvityksen perusteella arvioidaan, että vuonna 2002 maksullisen palvelun tuloista 17 % eli 1 milj. € liittyy lainaustoimintaan sakkomaksujen, varausmaksujen yms. muodossa. Jäljennepalvelu, joka nykyään on pääasiassa itsepalvelua ja josta maksu kerätään kopiokorttien myynnillä, muodostaa 21 % tuloista, 1,2 milj. €. Kaukopalvelun, aineiston välittämisen lainoina ja jäljenteinä, osuus on 20 % tuloista, 1,1 milj. €. Muutamilla kirjastoilla on tietokantatuotantoa, josta saatavat tulot ovat n. 1,1 milj. € eli tietokantatulojen osuus kaikkien yliopistokirjastojen maksupalvelutuloista on 20%. Tietopalvelun osuus on vain 1 % maksullisen palvelun tuloista, n. 30 000 €. Muista palveluista saatavia tuloja oli yhteensä 1,2 milj. € eli 21%. Näihin kuuluu julkaisujen myynti ja erilaiset palvelusopimukset. Kansalliskirjastolle ominaisia erikoispalveluita ovat muiden kirjastojen kanssa tehdyt elektroniseen kirjastoon liittyvät palvelusopimukset sekä mikrofilmaus- ja digitointipalvelut.

Internetin kautta saatavana olevat tiedonlähteet ja erityisesti tieteellisten aikakauslehtien hankinta elektronisessa muodossa on saanut aikaan suuria muutoksia perinteisten palveluiden kysyntään: kirjaston asiakkaat hoitavat tiedonhankintaa runsaasti itsepalveluna. Tämä on vähentänyt huomattavasti tiedonhakujen kysyntää ja kaukopalvelua.

Asiakasryhmien suhteen kirjastot eroavat paljon toisistaan. Useimmilla yliopistojen tiedekuntakirjastoilla ja taidekorkeakoulujen kirjastoilla on etupäässä vain paikallisia asiakkaita. Kirjastot, joilla on suuret kokoelmat, saavat runsaasti tilauksia muista kirjastoita. Erityisesti teknilliset ja lääketieteelliset kirjastot ovat tärkeitä elinkeinoelämälle ja yliopistojen ulkopuolella tehtävälle tutkimukselle. Näillä kirjastoilla maksullisen palvelun tuloista yritysten osuus voi olla jopa 50 %. Ammattikorkeakoulut ovat monille kirjastoille kasvava asiakasryhmä.

Yliopistokirjastojen hinnastot vaihtelevat suuresti vastaten eri kirjastojen palveluvalikoimaa ja tulkintaa annetusta maksupäätöksestä. Kaikissa kirjastoissa paikallislainaus on maksutonta opetusministeriön päätöksen mukaisesti. Lähes kaikista muista palveluista kirjastot perivät jonkinlaisen maksun. Useimmilla kirjastoilla on eri hinnastot omaan kehysorganisaation kuuluvien ja ulkopuolisten asiakkaiden palveluista. Molemmat pääryhmät voivat sen lisäksi olla jaettuna alaryhmiin niin, että eri ryhmiin kuuluville asiakkaille on omat palveluhintansa. Kaikkien yliopistokirjastojen luettelot ovat ilmaiseksi käytettävissä internetin välityksellä. Tältä osin voimassa oleva maksupäätös ei vastaa nykykäytäntöä ja vaatii korjausta. Kirjastojen kokoelmatietokantojen, luetteloiden, käyttö tulee olla maksutonta paitsi paikallisesti myös kirjastojen ulkopuolelta.

Muut kirjastojen tuottamat tietokannat kirjasto voisi hinnoitella markkinahintaisesti. Erikoistapauksissa kirjasto voisi sopia esim. julkista sektoria edustavien viranomaisten kanssa kollektiivisesta hinnasta, joka antaisi mahdollisuuden jonkin käyttäjäryhmän ilmaiskäyttöön. Näin esim. Helsingin yliopiston kirjasto voisi tarjota joko yksin tai muiden kirjastojen kanssa tuottamiaan tietokantoja ilmaiskäyttöön ammattikorkeakouluissa, yleisissä kirjastoissa jne. esimerkiksi opetusministeriön kanssa sovitun lisärahoituksen turvin.

Jos yliopistokirjastojen välinen kaukopalvelu ja suoraan tutkijoille annettu vastaava palvelu olisi maksutonta olisi sen suora vaikutus maksutuloihin n. 0,6 milj. €. Säästöä syntyisi jonkin verran laskutuksen poistumisesta vuoksi. Toisaalta maksuttomuudesta seuraisi todennäköisesti lisäkysyntää, joten maksuttoman kaukopalvelun lisäkustannus olisi n. 0,6 milj. euroa.

Kirjastoilla tulisi olla mahdollisuus periä edelleen sakkomaksuja myöhässä olevista lainoista, kadonneista ja vahingoittuneista kirjoista ja muista tietovälineistä, kirjastokorteista yms. Sama koskee muita palveluja, joilla ohjataan aineiston tarkoituksenmukaista käyttöä tai jotka ovat luonteeltaan asiakaskohtaista erityispalvelua.

Laajemmin ajatellen on kysymys siitä, halutaanko, että kaikki kirjastopalvelut kuuluvat sellaiseen opetuksen ja tutkimuksen infrastruktuuriin, jossa rahoitus kanavoidaan palvelun tarjoajalle vai halutaanko tukea yksittäisiä projekteja ja ohjelmia, joiden rahoituksesta kirjastopalveluja maksetaan tarveharkinnan mukaan. Sopivan keskitien löytäminen tässä olisi varmaan järkevintä.